Vergadering alle leden Doordouwers (ALV)
Datum: donderdag 16 mei 2024, 20.00u – 22.00u
Locatie: Volkstuinvereniging De Pioniers
Adres: Kögllaan 30, Utrecht
Agenda: wat gaan we bespreken?
1. Welkom
2. Mededelingen
Is er nieuws dat voor de vereniging van belang is?: Er zijn heel veel groepen actief.
Agendapunten die je voor een volgende vergadering zou willen inbrengen: prima, maar graag ruim van tevoren.
Er is diefstal geweest o.a. in de Doorkijker, o.a. bedieningspanelen van het toilet; er is met auto’s gereden op paden, er is rookoverlast gemeld op een zaterdag (rookvrije dag). De werkgroep communicatie denkt o.a. na over mogelijkheden om te zorgen dat afspraken en mededelingen (bijv. over welke dagen rookvrij zijn) voor iedereen duidelijk worden.
Roderick is geweest bij een vergadering van de AVVN – de vereniging waar veel volkstuinverenigingen (o.a. de Doordouwers) lid van zijn. Zij willen het belang van volkstuinen onder de aandacht brengen – lokaal, provinciaal en landelijk. Ze streven solidariteit en belangenbehartiging van volkstuinverenigingen na, o.a. door besturen, te helpen, ze doen aan conflictbemiddeling, helpen waar nodig. En ze geven via hun blaadje informatie aan tuinders. Ze willen graag actieve input van de leden, zodat ze kennis van alle tuinders kunnen delen.
Afmeldingen: Annelies,
Aanpassing reglement verschoven naar volgende vergadering
3. Verslag van de ALV op 29 november 2023
Geen opmerkingen, dus goedgekeurd.
4. Stand van Zaken: Doorkijker, DoorBouwers, Website
Kort bericht van de voorzitter over het groeien en bloeien van de Doordouwers: er is veel bruis op de tuin. De Doorkijker wordt gebruikt voor vergaderingen, veel mensen zijn actief in diverse groepen. Kitty en Annemarie, Jan en Ron, en Tammo krijgen applaus voor hun enorme inzet.
Er is een nieuwe website, gemaakt door Mark. Heel fijn!
Kitty geeft informatie over de Doorbouwers: alle vrijwilligerswerk binnen de Doordouwers wordt door hen gecoördineerd. Loes, Paul, Kitty en Annemarie. Ze vragen aan alle groepen die er binnen de vereniging zijn: wat is de stand van zaken, wat gaat goed/minder, wat zijn de plannen, is er behoefte aan ondersteuning. Doel: spreiding van kennis, taken en verantwoordelijkheden, en daar structuur in aanbrengen – ook zodat de taken meer overdraagbaar zijn dan nu het geval is. Communicatie is daarbij ook heel belangrijk – hoe houd je iedereen op de hoogte van wat er is, en zorg je dat iedereen betrokken is. Op de website kun je nu al vinden welke werkgroepen er zijn – de inhouden ervan worden nog nader ingevuld. Alle groepen hebben ook al hun eigen e-mailadres. We gaan als Doordouwers steeds meer van ‘gebruiken van een tuin’ naar ‘lid zijn van een vereniging’.
Op dit moment zijn er nog mensen die nog (alleen) een huurcontract hebben. Bij de volgende jaarrekening wordt aan hen automatisch een gebruikersovereenkomst van de vereniging toegestuurd, wanneer deze vergadering daartoe besluit. Statutair is dit al geregeld. De vergadering is het ermee eens, om dit officieel te regelen.
De werkgroep Bouw en Schouw gaat langs de tuinen om te kijken hoe de tuinen erbij staan. Als een tuin zichtbaar niet goed wordt verzorgd, komt er een gesprek met de betreffende tuinders. Waar nodig kan hulp worden geboden. Nog fijner is het als je zelf hulp vraagt, als er iets aan de hand is.
Er is ook een Klusgroep, die kan helpen!
5. Jaarrekening + verslag kascommissie
De kascommissie is geïnstalleerd: Ibrahim en Els zijn opnieuw benoemd. Zij hebben de stukken al bekeken.
Bas licht de stukken toe: de vereniging staat er beter voor dan vorig jaar. De aanbevelingen van de commissie van vorig jaar zijn aangenomen; streefwaarde voor borg 20.000, voor de sleutels 10.000. Er moet nog een gat geslecht – dat gaat lukken. Lijst van bezittingen is toegevoegd.
Compliment aan iedereen: er hoefden nauwelijks aanmaningen te worden verstuurd en er is maar één boete uitgedeeld.
We hadden in 2023 geen subsidies.
De lijst van bezittingen – met dank aan Tammo voor wat er allemaal op staat – is nog niet compleet. Die wordt nog aangevuld: het tuinhuis van Faruk Alp en Kenan Alp en het huisje van C11 moeten er nog op.
Vraag van Roderick en Ron: de benzineopslag van de maaier, gasflessen, olie, verf, mogen niet opgeslagen worden in de Doorkijker o.i.d. – je bent niet verzekerd als er brand komt. Het staat nu allemaal in de container, maar die gaat weg. Dit moet door de Beheergroep van de Doorkijker worden opgepakt. Ook wie wel/niet een sleutel heeft van de schuur – moet door de Beheergroep en de Communicatiegroep worden geregeld én aan de leden duidelijk gemaakt.
De kascommissie heeft de financiële stukken gecontroleerd en adviseert de vergadering om die goed te keuren. Volgende keer worden in- en verkoop van de huisjes ook apart opgenomen. Het Excelbestand is veel overzichtelijker geworden. Heel fijn!
6. Voorbereiding wijziging Algemeen Reglement (bijlage 2)
Er is een conceptvoorstel voor het wijzigen van het Algemeen Reglement. Dat zijn niet de statuten van de vereniging, maar de meer dagelijkse regels voor onze vereniging.
We praten hier in wat meer algemene zin over:
• Waar willen we regels over, en waarover niet?
• Hoe delen we de regels op in categorieën (bouwen, tuinieren, gedragsregels, …)?
• Hoe schrijven we de regels zo goed mogelijk op (er zitten nu een paar erg lange opsommingen bij)?
Robert licht toe: vorig jaar hebben we deze tekst al enigszins besproken. Er is een verschil tussen statuten en reglement. Vergelijk het met verkeer: je hebt de wegenverkeerswet én het verkeersreglement – hoe je je moet gedragen. Dat doe je met een vereniging ook – in de statuten staan algemene zaken dat is het kader (ook juridisch), hoe de vereniging is ingericht. Daaronder maak je een ‘laag met regels’: zó doen we het. Ook daaronder kan weer een laag zitten, bijv. de taken en werkwijze van de verschillende werkgroepen.
In het reglement staan óók regels die niet door de vereniging zelf zijn bedacht, maar wat regels zijn van o.a. het Waterschap, Staatsbosbeheer, de gemeente, provincie. Als je ze allemaal opschrijft, is het duidelijk waar je je aan moet houden, en kun je de regels ook aanpassen als regels van overheden veranderen.
Opgeschreven regels zijn ook handig om goed te weten waar je je aan moet houden en om mensen te kunnen aanspreken als ze zich er niet aan houden. Het streven is ook om erin op te nemen wat de consequenties zijn als je je er niet aan houdt.
De vraag vanuit het bestuur is ook: het is fijn als alle tuinders elkaar aanspreken als ze iets zien dat tegen de regels is. Dat hoeft geen ‘klikken’ te zijn, niet iedereen kent alle regels. (Daar ligt een taak voor de commissie communicatie!). Het bestuur heeft niet genoeg menskracht om te handhaven.
Nog een andere opmerking over ‘je houden aan de regels’: hoe meer we weten en begrijpen waaróm we iets doen, hoe gemakkelijker het is om ons eraan te houden (o.a. een belangrijke taak van Commissie Natuurlijk Tuinieren: bijv. waarom is het zo belangrijk om geen gif te gebruiken?)
Het voorstel is, om een kleine groep te formeren, die de wensen van de leden verder kan uitwerken. Handig zou zijn om ze te stellen in een drietrapsraket: statuten, regels en procedure. Theo-Jan geeft aan wel in deze groep te zitten. Noël en Louisa hebben al een bijdrage geleverd en gaan ook in deze groep.
7. Voorstel
Mendel heeft voorgesteld: zouden we niet iets kunnen betalen voor het onderhoud van de wegen? Over de wegen gaat het Recreatieschap. Mendel denkt ook dat we wel iets meer geld zouden kunnen gebruiken voor aanschaf van gereedschap, het aanvullen van de reserve, enz.
Daar komen we op terug.
Maar wel: er is al een vraag gekomen om iets te doneren om de toiletten en de deuren van de Doorkijker af te maken.
8. Rondvraag
Jos: het slot zit vast met een teyerib. Numal heeft dat gedaan, omdat het slot kapot is. Er is een nieuw besteld.
Noël en Tammo zijn bij een bijeenkomst van het Waterschap geweest, over de grondwaterstand. Er komt een nieuw Peilbesluit voor ons gebied. Noël weet welke procedure wordt gevolgd. Vraag die Tammo stelde: merk je verandering van het peil ook aan de paden? Ja! Noël houdt de vinger aan de pols.
Maarten: krijgen we weer kaartjes voor Soenda? Ja, als je van tevoren het entreebedrag betaalt: 7,50.
Tammo: A1 is nu C 11 geworden. Zijn er plannen voor A1? Is nu een heermoeskwekerij en er liggen nog tegels.
Sanne: je kunt 40 euro korting krijgen voor een regenton – actie regenton van de Gemeente Utrecht. Tot 31 oktober.
Laatste mededeling: in verband met Soendafestival: op 25 mei kun je vanaf 10 uur alleen vanaf de achterkant de tuin op, en je kunt vanaf 20.00 uur het terrein niet af met je auto.
Annelies mailt dit nog naar iedereen.